Kuidas me hoiame teie eraelulist teavet

Seadusest tulenevate ülesannete täitmise käigus tekib  Kiviõli Linnavalitsuses iga päev dokumenteeritud teavet, mida menetletakse, hoitakse ja avalikustatakse  vastavalt seaduses kehtestatud korrale ja nõuetele.

Linnavalitsuse igapäevane tegevus dokumenteeritakse, selle käigus koostatakse õigusakte (korraldused, määrused) haldusakte - käskkirju, sõlmitakse lepinguid ning peetakse kirjavahetust teiste asutuste, kodanike ning kolmandate osapooltega.

Kiviõli Linnavalitsusse saabunud dokumendid registreeritakse elektroonilises dokumendihaldussüsteemis ning avalikustatakse linnavalitsuse veebilehel avaliku dokumendiregistri kaudu.

Kirjavahetuses  kodanikega koguneb isikuandmeid, sealhulgas tundlikku ja eraelulist teavet, (näiteks: e-posti aadress, andmed elukoha kohta, telefoninumbrid jne.) millele ligipääs ja mille töötlemine on seadusega piiratud.

Kiviõli Linnavalitsuses on isikuandmete töötlemine tagatud viisil, et kodaniku eraeluliste andmete avalikuks tuleku tõenäsus on viidud miinimumini vastavalt isikuandmete kaitse seadusele.

Kirjale, selgitustaotlusele, märgukirjale ja teabenõudele vastamine

Linnavalitsuses on eraisikutega peetav kirjavahetus  juurdepääsupiiranguga. Kolmandatele osapooltele väjastame isikuandmeid seaduses ettenähtud juhtudel. Vaatamata dokumendi juurdepääsupiirangule, väljastatakse dokument asutusele või kodanikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus sellega tutvuda (nt. uurimisasutus, prokuratuur või kohus).

Kodaniku isikuandmeid hoitakse elektrooniliselt linnavalitsuse dokumendihaldussüsteemis ning kasutatakse vaid tema pöördumisele vastamiseks. Kui kodaniku pöördumisele vastamiseks on täiendava info saamiseks vaja suhelda kolmanda osapoolega, avaldatakse isikuandmeid minimaalselt vajalikus mahus ja mis on lubatud seadusega.

Dokumendiregistri avalikus vaates  on näha  dokumendi registreerimisnumber,  registreerimiskuupäev, kirja saatja nime initsiaalid, dokumendi pealkiri (avaldus, märgukiri, teabenõue) ja  ametnik, kellele suunati dokument lahendamiseks. 

Teabenõude korras saab välja küsida teavet, mis on asutuses dokumenteeritud ning juba olemas.

Kui küsida selgitust või juhite tähelepanu probleemile, siis on tegu selgitustaotluse või märgukirjaga ja neile vastatakse seaduse kohaselt ühe kuu jooksul.

Võimalikud dokumendile juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse § 35.

Kodanikega peetavat kirjavahetust säilitatakse üldjuhul linnavalitsues viis aastat. Pärast  säilitustähtaja möödumist dokumendid hävitatakse.

Delikaatsete isikuandmete töötlemine (registreerimine)

Linnavalitsuses töödeldakse delikaatseid isikuandmeid valdavalt rahvastikutoimingute käigus ja sotsiaalvaldkondkonnas. Juurdepääsupiiranguga delikaatseid isikuandmeid kasutatakse linnavalitsuses ametnike poolt  tööülesannete täitmiseks.

Enda isikuandmetega  tutvumine

Kodanikul on õigus tutvuda tema kohta kogutud isikuandmetega ning saada teada, millises ulatuses ja mis eesmärgil on teda puudutavaid isikuandmed töödeldud.